仕事をしていて、苦手だと思うことは「電話」がよく取り上げられます。
新入社員や若い人が電話対応が苦手、という記事はたびたびネットでも見かけますが、他の世代にも苦手な人はいます。
電話対応の仕方や、克服の方法が世の中多くありますが、どれを見てもうまくいかない、という経験はないですか？
そうなんです。方法を見ても、克服できないんです。
その代わり、電話する際に必要最低限のことだけするようにすればいいんです。
私自身も電話が苦手です。美容院など予約したり、どこかに問い合わせたり、プライベートで電話を掛けるのは何とも思いません。
ですが、仕事での電話はかなり苦手です。
現在の仕事は、予想以上に電話対応が多く、電話に出るときはちょっとネガティブになってしまいます。
記事の前半では「なぜ仕事の電話が苦手なのか」を解説しつつ、記事の後半では「克服できない代わりに必要最低限すべきこと」を具体的に解説します。
記事を読み終えることで、「電話するときは、必要最低限なことを準備すれば、なんとかなる」という考えが身についた状態になります。
なぜ仕事の電話が苦手なのか
知らない人だから
仕事の電話は、知らない人から掛かってくることがよくあります。
顔も分からない、会ったこともない人と電話で話すのは不安になり、精神的に苦痛を感じてしまいます。
社交的な人、話し好きな人は、苦痛と感じませんが、人見知りな人、おとなしい人は電話することが苦手な傾向が強いです。
一方、プライベートで美容院や歯科の予約を入れる電話は、初めての電話でも「自ら行きたい、電話したい」と思って電話しているので、不安はありません。
仕事の場合は、知らない人と無理に話したくないのに、電話しないといけない状況にいるため、嫌だという気持ちから苦手になります。
よく聞き返されるから
電話をしていて、相手から「すみません、もう一度いいですか？」と、聞き返された経験はありませんか？
わたしは電話をしていると、よく聞き返されます。
聞き返しが多いと、自分の言っていることが伝わらないのが苦痛に感じ、電話が苦手になります。
自分自身がどんな話し方をしているか、聞いたことありますか？
一度、録音して聞いてみて下さい。想像とは違う話し方をしています。
わたしの場合、周りからよく早口と言われていました。
自分では普通に話していると思っていましたが、録音した声を聞いて、驚きました。
ところどころが早口で、しかも予想以上に声が低かったのです。
軽くショックで、自分の本当の声を受け入れがたかったですが、これが真実なので受け止めるしかありません。
聞き返されることが多い方は、一度自分の声を録音して、リアルな話し方を聞いてみてください。
そうすると、聞き返しが多い原因が分かります。
どんな内容の電話か分からないから
電話が苦手なのは、どんな電話の内容がかかってくるか分からないからです。
これは、新入社員や今の仕事に就いたばかりの方に、多く当てはまります。
まだ会社のことを知らず、どんな内容の電話なのかも分からないので、不安になってきます。
電話に取ったとしても、相手から何か質問されても分からないため、それが不安に変わり、苦手につながります。
まだ右も左も分からないのに、「電話取って」と言われたことありませんか？
会社としては、慣れさせるためと思いますが、電話苦手な人にとっては辛いことです。
電話する回数が増えると、ある程度は慣れますが、苦手が克服されることはありません。
電話の内容は、予想もできず分からないことなので、苦手意識が高まります。
克服せずに必要最低限すべきこと
こちらから電話するときは台本をかく
こちらから電話するときは、話すことをメモしてから電話しましょう。
台本通りのセリフを言うようにすれば、緊張していても、伝えたいことが飛ばずにすみます。
台本は最初の挨拶から、伝える内容、締めの挨拶まで詳しく書き、しっかりと準備したほうが不安が軽減されます。
下準備をするとしないのは、全く違います。
手元に台本があるだけで、緊張していても話しを飛ばさずにすむので、こちらから電話するときは、台本をつくりましょう。
尊敬語・謙譲語・丁寧語を使う
電話が苦手な人は必須、と言っても過言でなはいのが、尊敬語・謙譲語・丁寧語を使うことです。
なぜなら緊張して言葉がつっかえても、丁寧な言葉を使うことで、相手からは「言葉づかいが丁寧、誠実な人」と思われるからです。
例えば、
「～さんいますか」→「～様はいらっしゃいますか」
「そうですか」→「左様でございますか」
「～しましょうか」→「～致しましょうか」
などです。
尊敬語・謙譲語・丁寧語を駆使して、「丁寧な言葉づかいで伝える」ことを意識しましょう。
相手の気分がよくなれるように話す
相手の気分がよくなれるような話し方をすることで、意識が自分ではなく相手に向きます。
電話をするとき「うまく話さなきゃ」と思い、自分だけに意識が向いてしまうと、一方的に話したり、相手の話を遮ってしまったりして、相手を不快にさせるかもしれません。
まず簡単なやり方は、最後の締めの挨拶に、「今後もよろしくお願い致します」「お忙しい中、ありがとうございました」など添えると、相手が気分よく電話を終えることができます。
慣れてきたら、話すときは「相手の気分がよくなるようにしよう」という意識を心掛けます。
話術を考えると悩んでしまうので、意識だけで十分です。
これをしていると、プライベートで店員さんに対しての気遣いもできるようになるのでオススメです。
相手の気持ちを上げるような感覚で話しましょう。
まとめ
電話対応が苦手な人は、克服方法を調べてしまいますが、実際のところ克服するのは難しいです。
これは性格からきており、人見知りな人、おとなしい人が、急に電話するのが得意にはなれないからです。
苦手なことは、なかなか直りません。
克服しようとすると悩む一方なので、上手くいかなくても、必要最低限のことだけしようという気持ちでいたほうが、少しはラクでいられます。
それで、ずっと仕事が続けられるようなら続け、それでも「やっぱり精神的に苦痛だな」と思えば、電話をしなくていい仕事に就くことを考えるのもアリですよ。
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